In der heutigen Zeit arbeiten viele Unternehmen auf dem globalen Markt. Unentwegt empfangen, bearbeiten und senden wir Daten an Kunden und Mitarbeiter. Für einen reibungslosen Ablauf ist daher eine unternehmensweite und besonders abteilungsübergreifende Zusammenarbeit nötig. Wichtige Daten müssen für das Unternehmen jederzeit zur Verfügung stehen. Hier kommt das ECM (Enterprise Content Management) zur Anwendung. Doch was ist ECM und warum brauche ich es? Der folgende Text schafft Aufklärung.
Was ist ECM und welche Bedeutung hat es im Unternehmen?
Das Enterprise Content Management hat seine Anfänge in späten Jahren um 1990. Entstanden aus dem Archiv- und Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, steht ECM heute für optimierte Strategie- und Managementkonzepte, die auch die Prozesse, Produkte, Lösungen und Vorgänge miteinbeziehen. Damit operiert das ECM auf allen unternehmerischen Kanälen und sorgt so für einen reibungslosen Ablauf innerhalb des Unternehmens. Die Bedeutung eines ECM wird für viele Unternehmen immer wichtiger. Die Welt wird zunehmend digitalisierter und immer mehr Daten müssen in Echtzeit abrufbar sein. Die drei Buchstaben von ECM haben dabei unterschiedliche Aufgaben und greifen ineinander über.
E wie Enterprise
Das ECM verbindet Unternehmen mit den Geschäftspartnern, Kunden und Mitarbeitern. Auf alle relevanten Arbeitsprozesse, Aufgaben und Informationen können jederzeit, weltweit und plattformübergreifend zugegriffen werden. Damit ist es möglich, dass auch Mitarbeiter untereinander Daten austauschen, Kunden über den Geschäftsprozess informieren und Lieferanten den Bestellvorgang einsehen. Das Ergebnis ist eine informationsbasierte Kollaboration, ohne Zeitverlust und jederzeit, weltweit einsehbar. Die Daten sind damit nicht starr und örtlich begrenzt, sondern flexibel und dynamisch bearbeitbar.
C wie Content
Stellen Sie sich vor, Sie hätten eine Software, die all Ihre Daten (Bilder, E-Mails, Dokumente) überall, weltweit zusammenführt und für Mitarbeiter und Kunden zugänglich ist. Mit ECM haben Sie diese Möglichkeit. Ganz gleich ob Arbeitsvorgänge, Dokumente, Bestellabwicklungen oder elektronische Korrespondenzen: Das ECM führt diese Daten zusammen und macht Sie für Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter sichtbar. Und das ohne Qualitätsverlust und in Echtzeit. Damit Sie immer wissen, wie es in Ihrem Unternehmen läuft.
M wie Management
Ordnung ist das halbe Leben: Das Management eines ECM führt alle relevanten Daten und Arbeitsprozesse in einem digitalen Informationsraum zusammen. So behalten Sie stets den Überblick über die laufenden Geschäftsprozesse und können diese in Echtzeit bearbeiten, senden und verwalten. Mit einem ECM haben Sie alles im Blick und können zusätzlich die Daten revisionssicher archivieren und steuern. Mit einem ECM verlieren Sie keine Zeit mehr für das Suchen von wichtigen Dokumenten oder Arbeitsprozessen. Alles ist sofort einsehbar und bereit für weitere Aufgaben. Das bedeutet effizientes Arbeiten ohne Qualitätsverlust.
Optimierte Arbeitsprozesse mit einem ECM
Das Enterprise Content Management verbindet die analoge mit der digitalen Arbeitswelt. Alle Daten sind sofort abrufbereit und können von Ihren Mitarbeitern verwaltet und in Teams bearbeitet werden. Teilen Sie zudem wichtige Informationen mit Kunden und Lieferanten und bringen Sie Ihr Unternehmen mittels digitalem Workflow in die Zukunft. Mit einem ECM steigern Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen und vermeiden Dokumenten-Chaos und Verzögerungen im Arbeitsprozess. Zusätzlich sorgt das digitale Archiv dafür, dass keine wichtigen Dokumente verloren gehen und jederzeit auf Abruf vorhanden sind. Mit einem ECM sind Sie perfekt ausgestattet für die digitale Zukunft.